Giới thiệu chức năng của các bộ phận trong khách sạn

Cơ cấu các bộ phận trong khách sạn đóng vai trò quan trọng giúp hệ thống khách sạn vận hành ổn định, từ đó mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và mang về doanh thu, lợi nhuận. Mỗi bộ phận hành chính trong khách sạn sẽ có những vai trò, nhiệm vụ và chức năng riêng. Để hiểu rõ chi tiết hơn mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.

Bộ phận điều hành (Executive management)

Bộ phận này gồm: Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Trợ lý hoặc Thư ký cho Tổng giám đốc. Nếu quy mô khách sạn lớn có thể thêm Giám đốc điều hành và Phó giám đốc điều hành.

Các thành viên trong bộ phận này sẽ kết hợp với trưởng bộ phận của các phòng ban để tạo thành đội ngũ lãnh đạo. Vai trò, nhiệm vụ của bộ phận điều hành là vận hành, quản lý toàn bộ hoạt động của khách sạn. Đảm bảo các phòng ban làm việc hiệu quả, mang lại doanh thu cho khách sạn.

Bộ phận lễ tân (Front Office)

Vai trò của bộ phận lễ tân là đặt phòng , tiếp tân , đăng ký , phân phòng, thanh toán, đón tiếp, tạo ấn tượng và thiện cảm đẹp cho khách hàng khi đăng ký lưu trú tại khách sạn. Bộ phận này được coi như là trung tâm và bộ mặt của khách sạn. Mọi hoạt động phòng ban, dịch vụ, khách hàng đều kết nối với bộ phận lễ tân.

Cụ thể, nhân viên lễ tân có nhiệm vụ đón khách, mang hành lý, giúp khách đăng ký, đưa chìa khóa phòng, tiếp nhận các phản hồi của khách hàng và cuối cùng là làm thủ tục trả phòng cho khách. Trên thực tế, mối liên hệ trực tiếp duy nhất mà hầu hết khách có với nhân viên khách sạn, ngoài qua nhà hàng, là với các nhân viên lễ tân.

Bộ phận buồng phòng (Housekeeping)

Bộ phận buồng phòng chịu trách nhiệm về sự sạch sẽ, bảo trì và duy trì thẩm mỹ của các phòng, khu vực công cộng, khu vực sau và môi trường xung quanh trong một khách sạn, đồng thời chăm sóc và bảo dưỡng hoàn hảo tất cả các phòng và không gian công cộng mọi lúc.

Các nhân viên xuất sắc trong bộ phận housekeeping có cái nhìn chi tiết và cam kết đào tạo, phát triển, tạo động lực cho một nhóm nhân viên tài năng. Đây là bộ phận thực sự tạo ra tác động đến khách hàng và xác định liệu khách hàng có quay lại hay không và cũng giới thiệu khách sạn của bạn cho những người khác.

>>>Tìm hiểu chi tiết về bộ phận buồng trong khách sạn

Bộ phận ẩm thực (Food & Beverage)

Bộ phận F&B quản lý việc phục vụ đồ ăn và thức uống cho khách hàng. Bộ phận này có thể được đào tạo bởi khách sạn hoặc doanh nghiệp du lịch hoặc các chủ khách sạn có thể thuê doanh nghiệp bên ngoài. Đồ ăn được chế biến trong nhà bếp và đồ uống được chuẩn bị trong quầy bar tại khu vực ẩm thực trong khách sạn. Các nhân viên được yêu cầu thực hiện nhiều công việc bao gồm chuẩn bị phục vụ, chào khách, nhận đơn đặt hàng, thanh toán hóa đơn và thực hiện nhiều nhiệm vụ khác sau khi khách rời đi.

Bộ phận bếp (Kitchen)

Tất cả đồ ăn và thức uống được phục vụ cho khách của khách sạn đều được chuẩn bị trong nhà bếp. Công việc này đòi hỏi nhiều kiến ​​thức về thực phẩm được đào tạo bài bản. Để đạt được một bộ phận bếp có chuyên môn cao cũng như làm việc chuyên nghiệp cần kiến ​​thức về các kỹ năng cơ bản và các quy tắc của nhà bếp. Theo đó, cần chú ý các chức năng của bộ phận bếp:

• Bếp trưởng điều hành (Executive Chef): Điều hành, giám sát các hoạt động của bộ phận bếp, đảm bảo chất lượng món ăn tốt nhất. Ngoài ra, bếp trưởng còn có vai trò quản lý dụng cụ, tài sản, tham gia hoạt động tuyển chọn và đào tạo nhân viên bếp.
• Thư ký bếp (Kitchen Secretary): Lên lịch trực cho nhân viên bộ phận, kiểm soát hàng hóa bộ phận bếp, quản lý công cụ, tài sản bếp và thực hiện công việc hành chính được giao bởi bếp trưởng.
• Bếp phó điều hành (Executive Sous Chef): Thay mặt bếp trưởng giải quyết các hoạt động trong bếp. Tham gia chế biến món ăn và cùng bếp trưởng lên menu cho khách sạn.
• Đầu bếp chính (Chef de Cuisine): Chế biến món ăn, lên thực đơn và giám sát việc nấu nước của các đầu bếp trong khác.
• Bếp trưởng bếp bánh (Pastry Chef): Quản lý hoạt động bếp bánh, đào tạo và quản lý nhân sự. Sáng tạo các món bánh và món tráng miệng.
• Đầu bếp bộ phận (Head Chef): Phụ trách một hoặc một số món ăn chuyên nghiệp.
• Tổ trưởng tổ bếp (Chef de Partie): Phân công công việc và quản lý việc chế biến món ăn đồng thời đào tạo nhân viên và phụ bếp.
• Tổ phó tổ bếp (Demi chef): Hỗ trợ tổ trưởng bếp điều phối công việc trong bếp. Phân công và sắp xếp lịch cho phụ bếp, nhân viên bếp,…..
• Nhân viên bếp (Kitchen Staff): Chuẩn bị nguyên vật liệu, sơ chế thực phẩm và chế biến món ăn.
• Phụ bếp (Commis chef): Hỗ trợ nhân viên bếp chính và đầu bếp chuẩn bị chế biến món ăn.
• Trưởng bộ phận tạp vụ bếp (Chief Steward): Giám sát quy trình chuẩn bị các thiết bị trong bếp. Quản lý khâu nhận và lưu trữ các thiết bị, sản phẩm cho bếp.
• Nhân viên tạp vụ (Stewarding): Rửa bát đĩa theo quy trình, đảm bảo các dụng cụ trong phòng bếp sạch sẽ.

Bộ phận kinh doanh tiếp thị (Sales & Marketing)

Nếu nhắc đến các bộ phận trong khách sạn thì không thể không kể đến bộ phận kinh doanh tiếp thị. Vai trò của bộ phận này là đưa dịch vụ và các hoạt động của khách sạn tiếp cận gần hơn với khách hàng. Thông qua các chiến lược bán hàng, kinh doanh để thu hút du khách đến khách sạn. Theo đó, bộ phận kinh doanh tiếp thị sẽ tiếp cận khách hàng tiềm năng, sau đó chuyển đổi thành khách hàng thân thiết rồi chăm sóc và khai thác theo thời gian. Bên cạnh đó, bộ phận kinh doanh còn có nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho ban giám đốc hỗ trợ liên kết kinh doanh và thu hồi nợ. Tóm lại, vai trò chính của bộ phận kinh doanh và tiếp thị là mang lại doanh thu cho các sản phẩm và dịch vụ của khách sạn.

Bộ phận tài chính – kế toán (Finance and accounting)

Vai trò của bộ phận này là kiểm soát biến động tài chính khách sạn, hỗ trợ ban giám đốc tối ưu chi phí, quản lý rủi ro cũng như hoạch định chiến lược kinh doanh. Các công việc cụ thể bao gồm lập hóa đơn cho khách hàng, theo dõi và tập hợp các khoản phải thu, đối chiếu tài khoản, xử lý các khoản phải trả, hợp nhất nhiều đơn vị thuộc sở hữu chung, lập ngân sách , báo cáo tài chính định kỳ cũng như phân tích tài chính. Ngoài ra, bộ phận tài chính – kế toán cũng hỗ trợ tìm nguồn vốn, theo dõi và quản lý thu chi của khách sạn. Từ đó giúp quản lý khách sạn nắm rõ hoạt động kinh doanh và có những điều chỉnh kịp thời.

>>>Tham khảo thêm: phòng deluxe twin là gì?

Bộ phận hành chính – nhân sự (Administration – Human Resource)

Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm thu nhận, sử dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của khách sạn. Vai trò của bộ phận nhân sự cũng liên quan đến việc tạo nên một hệ thống nội bộ công bằng và khách quan, nhằm thúc đẩy tính minh bạch và cởi mở trong giao tiếp tổ chức. Bộ phận hành chính – nhân sự cũng đóng vai trò là tiếng nói tiến bộ trong hệ thống chung và cố gắng đảm bảo tính cạnh tranh giữa các bộ phận khác và các nhân viên trong bộ phận.

Bộ phận kỹ thuật bảo trì (Engineering & maintenaning)

Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm sửa chữa và bảo trì nhà máy và máy móc, xử lý và phân phối nước, nồi hơi và hệ thống sưởi nước, xử lý nước thải, chiếu sáng khu vực bên ngoài và khu vực chung, đài phun nước và các chức năng khác liên quan đến điện, nước, v.v. Ngoài ra, bộ phận này còn chăm sóc bảo trì tất cả các thiết bị , đồ nội thất và đồ đạc được lắp đặt trong khách sạn.

Bộ phận công nghệ thông tin (Information technology)

Bộ phận Công nghệ Thông tin chịu trách nhiệm hỗ trợ hàng ngày cho tất cả các hệ thống CNTT, hệ thống kinh doanh, hệ thống văn phòng, mạng máy tính và hệ thống điện thoại trong khách sạn / resort . Ngoài ra, chịu trách nhiệm về các vấn đề, sản phẩm và dịch vụ Công nghệ thông tin tại chỗ nghỉ. Cung cấp đào tạo người dùng và hỗ trợ tất cả các hệ thống tài sản online/trang web, cải tiến mạng, hỗ trợ phần cứng và phần mềm, v.v. Các công việc cụ thể bao gồm:

• Quản lý hệ thống máy tính của khách sạn.
• Quản trị hệ thống server, website.
• Quản lý mạng LAN, wifi.
• Quản lý máy tính, máy tính,….
• Quản lý tổng đài, kỹ thuật số.
• Hỗ trợ nhân viên cũng như khách hàng khi gặp các sự cố về máy tính và kết nối mạng.

Bộ phận an ninh (Security)

Bộ phận an ninh của khách sạn chịu trách nhiệm về an ninh tổng thể của tòa nhà khách sạn, khách lưu trú, khách vãng lai, người sử dụng hàng ngày và nhân viên của khách sạn cùng đồ đạc của họ. Đây là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong sơ đồ tổ chức nhân sự của khách sạn. Nhiệm vụ của bộ phận này là bảo vệ tài sản của khách sạn và hành khách. Ngoài ra, bộ phận bảo vệ cũng có trách nhiệm canh gác, tuần tra để phát hiện và khắc phục nhanh chóng các sự cố. Nếu quy mô khách sạn nhỏ, bộ phận an ninh sẽ kiêm luôn nhiệm vụ vận chuyển hành lý, trông xe và mở cửa xe cho hành khách.

Bộ phận thể thao và giải trí (Sport & Entertainment)

Bộ phận thể thao và giải trí có nhiệm vụ đáp ứng tốt nhu cầu vui chơi, giải trí và mang đến nhiều trải nghiệm thú vị cho du khách khi lưu trú tại khách sạn. Bộ phận này bao gồm:

• Giám đốc bộ phận giải trí
• Giám đốc bộ phận thể thao
• Nhân viên vũ trường, karaoke
• Cứu hộ và quản lý bể bơi
• Vật lý trị liệu Spa
• Phòng thể hình
• Thẩm mỹ viện, cắt tóc
• Thể thao nước, thuyền buồm, cano, lướt ván
• Sòng bài
• Biểu diễn nghệ thuật
• Nhân viên cứu hộ
• Golf, sân tập golf
• Thể dục nhịp điệu

Trên đây là những thông tin chi tiết về vai trò, nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn. Mỗi bộ phận đều có trách nhiệm riêng nhưng phải đảm bảo phối hợp nhuần nhuyễn để khách sạn vận hành ổn định, mang lại doanh thu và lợi nhuận.